Comunidad Escolar

Instrucciones sobre el uso de la Subvención de Apoyo al Mantenimiento en los establecimientos afectados por el terremoto del 27 de febrero de 2010.

Para cualquier consulta o información adicional al proceso, se podrá contactar con los Administradores del Sistema vía correo electrónico a mantenimiento@mineduc.cl

El año 1998 el Estado creó, a través de la Ley Nº19.532 (JEC), actualizada por la Ley Nº 19.979, la Subvención Anual de Apoyo para el Mantenimiento que se entrega, durante el mes de enero de cada año, a todos los establecimientos educacionales regidos por los títulos I y II del Decreto con Fuerza de Ley Nº 2.

La finalidad de dicha subvención es contribuir y apoyar un proceso sistemático de mantenimiento de los establecimientos educacionales, que permita efectuar determinadas acciones en su infraestructura y equipamiento (servicios higiénicos, salas de clases, cocinas, instalaciones sanitarias y eléctricas, mobiliario, etc.) para mantener en buenas condiciones los establecimientos en que se desarrolla el proceso educativo.

En otros términos, el Estado pone a disposición y bajo la responsabilidad de los sostenedores y/o administradores de los establecimientos educacionales subvencionados, recursos cuya única condicionante es que sean utilizados para los fines que fueron concebidos: el mantenimiento de los establecimientos educacionales, que les permita condiciones adecuadas para un proceso educativo de calidad.

A modo de realizar un seguimiento y apoyar el proceso a nivel local, el Ministerio de Educación, a través del Departamento de Inversiones de la División de Planificación y Presupuesto, realiza anualmente, un análisis del uso de los recursos de dicha subvención y elabora instrumentos técnicos de apoyo al proceso, según el resultado del análisis y el requerimiento de los sostenedores y/o directores de establecimientos (guías técnicas). Lo anterior se desarrolla en el marco del Proyecto conjunto con UNESCO “Reforma Chilena: Optimización de la Inversión en Infraestructura Educativa”

Para ello, se aplica una ficha–encuesta, a ser respondida por los Directores de los establecimientos subvencionados, cuyo objetivo es recoger los datos más relevantes sobre el uso dado a los recursos generando una base de información, que sistematiza los procedimientos que se llevan a cabo, el grado de participación de la comunidad escolar, las áreas priorizadas y el tipo de intervención así como la participación de otras fuentes de financiamiento.

Con la finalidad de facilitar el proceso de recopilación de dicha información, se ha dispuesto una versión en formato web para ser respondida electrónicamente por los Directores de los establecimientos subvencionados del país.

• Acceso a un computador con conexión a Internet,
• Disponer de el navegador Internet Explorer 5.5 o superior.
• Disponer de una impresora que les permita imprimir el formulario electrónico y el Certificado de finalización de ingreso de datos.

Aguas lluvias: Reparación y sustitución de elementos existentes (canaletas, bajadas, etc.) y dotación de ellos en caso necesario.

Agua potable: Restauración, reposición y limpieza de las tuberías, sifones, griferías, etc.

Alcantarillado: Limpieza que se efectúa sobre las matrices y cámaras interiores del establecimiento. Incluye las acciones sobre los WC y pozos.

Calefacción: Conservación y limpieza de estufas, calefactores, etc. Se incluye las tuberías de evacuación de gases.

Cielos: Reparación menor de cielos de los recintos. Puede incluir la reposición o restauración de pequeñas superficies.

Cubierta: Restauración, reparación o sustitución de los materiales y elementos de cubierta (tejas, planchas de fierro galvanizado, impermeabilización, etc.) o bien la reposición o reparación parcial de su estructura.

Electricidad: Reparación de tableros o sustitución de líneas o artefactos (tuberías, alambrado, enchufes, etc.)

Equipos: Reparación o mantención de los equipos (computadoras, equipos musicales, micrófonos, máquinas de transparencia, TV, etc.)

Iluminación: Conservación, reparación, aislación, limpieza de los artefactos de iluminación. Se incluye sustitución de ampolletas.

Insumos: Compra de utensilios de aseo o material técnico necesarios para la mantención del local escolar.

Mano de obra: Contratación de personal, para realizar funciones de mantención en el local escolar, sin definir recintos y actividades específicas.

Mobiliario: Reparación y sustitución de sillas, mesas, pizarras, etc., (pintura, cambios de cubiertas).
Pavimento: Reparación menor o sustitución de revestimientos de pisos, ya sean plásticos, cerámicas, baldosas, entablado, etc. Puede incluir la reposición o restauración de pequeñas superficies.

Puertas: Restauración de las puertas (pintura, ajustes, etc.) y/o su quincallería (cerraduras, bisagras, etc.).

Ventanas: Restauración de ventanas y/o cerrajería. Se incluye colocación de vidrios.

Con el objeto de facilitar la comprensión y uso, de las guías técnicas para el mantenimiento, se indican una serie de conceptos técnicos y administrativos empleados:

Ampliación: intervención cuyo objeto es aumentar la capacidad instalada del establecimiento.

Bases administrativas: conjunto de exigencias y definiciones de índole administrativa que regulan los procesos de ejecución de obras de mantenimiento o servicios técnicos contratados a terceros.

Conservación: acción tendiente a mantener operativos los estándares de funcionalidad de la concepción original de un establecimiento.

Contratistas: empresas, profesionales o personas naturales, que contando con la capacidad técnica y económica adecuadas, asumen la responsabilidad de ejecutar por orden de un mandante la compra de servicios, determinadas acciones profesionales o técnicas bajo condiciones previamente definidas.

Contratos: documento firmado entre las partes interesadas que regula cualitativa y cuantitativamente las acciones de mantenimiento efectuadas por contratistas o servicios técnicos ajenos al establecimiento. En él se definen los compromisos adquiridos, plazos de ejecución, montos y forma de pago, garantías, sanciones, etc.

Costos de operación: valorización de todos los recursos empleados o gastos necesarios para la operación en términos normales de un establecimiento educacional. El costo de operación expresada habitualmente en flujos, es decir, recursos empleados en función de una unidad de tiempo y que se contemplan en los presupuestos normales anuales de operación de los establecimientos.

Cotizaciones directas: solicitud escrita de cotización a varios contratistas, proveedores o servicios técnicos, por un determinado producto. Dicho documento es de carácter formal y remitido por conducto regular en igualdad de condiciones de exigencias técnicas y administrativas.

Ejecución directa: acciones realizadas por el personal de la unidad de mantenimiento del establecimiento.

Implica la formación de una unidad de mantenimiento con la capacidad suficiente par abordar los problemas que se presenten. Su nivel de resolución lo define la capacitación técnica, destreza y experiencia del equipo humano que conforma esta unidad.

Ejecución por administración: consiste en ejecutar los trabajos que se requieren con un contratista que toma a su cargo la dirección, ejecución y administración del trabajo, por cuenta y en representación del mandante. Este reembolsará todos los gastos en que se incurra en la ejecución, más una cantidad definida con antelación por concepto de gastos de administración y los honorarios pactados.

Ejecución por contrato: la lleva a cabo un contratista, previa recomendación efectuada por el mandante, sostenedor, director o administrador del establecimiento.

El contratista establece el monto del contrato asumiendo el riesgo de cualquier variación en los precios. La oferta es por un precio fijo, único y total por lo contratado, pudiéndose establecer reajustabilidad o ajuste monetario en procesos prolongados.

Ejecución mixta: acciones combinadas de ejecución directa y por contrato, según lo resuelto por el mandante, sostenedor, director o administrador del establecimiento.

En esta modalidad se mezclan los sistemas señalados anteriormente, según resuelva la organización o mandante a fin de adecuarse a la realidad de su establecimiento, tanto presupuestaria como de personal.

Especificaciones técnicas: conjunto de exigencias y definiciones de carácter técnico que regulan los procesos de ejecución de obras de mantenimiento o servicios técnicos contratados a terceros.

Habilitación: lograr que un inmueble o sus recintos sean aptos para realizar las actividades educativas.

Infraestructura: edificios, dependencias, planta física y en general, obras civiles, instalaciones adosadas, equipamiento, mobiliario y sus componentes, que conforman el establecimiento educacional.

Mantenimiento: acción eficaz para mejorar aspectos operativos relevantes de un establecimiento tales como funcionalidad, seguridad, productividad, confort, imagen corporativa, salubridad e higiene. Otorga la posibilidad de racionalizar costos de operación. El mantenimiento debe ser tanto periódico como permanente, preventivo y correctivo.

Mantenimiento correctivo: acción de carácter puntual a raíz del uso, agotamiento de la vida útil u otros factores externos, de componentes, partes, piezas, materiales y en general, de elementos que constituyen la infraestructura o planta física, permitiendo su recuperación, restauración o renovación, sin agregarle valor al establecimiento.

Mantenimiento preventivo: acción de carácter periódica y permanente que tiene la particularidad de prever anticipadamente el deterioro, producto del uso y agotamiento de la vida útil de componentes, partes, piezas, materiales y en general, elementos que constituyen la infraestructura o la planta física, permitiendo su recuperación, restauración, renovación y operación continua, confiable, segura y económica, sin agregarle valor al establecimiento.

Sin mantenimiento preventivo	Con mantenimiento preventivo
Tendencia al desorden en la operación, haciéndola menos eficiente, segura y confiable.	Hace organizadamente las cosas, lo que permite una operación más eficiente, segura y confiable.
Menores expectativas de racionalizar los recursos de operación.	Proyecta y transmite una imagen y conciencia de orden, disciplina y organización, lo que marca tendencias y conductas.
No contribuye a la productividad del establecimiento.	Genera economías en costos y presupuestos de operación, liberando recursos.
Agota anticipadamente la vida útil de los componentes de infraestructura, dilapidando recursos escasos.	Aumenta la productividad del establecimiento.

Mejoramiento: tiene por objetivo aumentar la calidad de uno o más espacios en el establecimiento existente.

Normalización: modificación de un establecimiento existente con la finalidad de adecuarlo a ciertas normas predeterminadas.

Presupuesto de operación: valorización estimada de todos los recursos o gastos necesarios de emplear para la normal operación de un establecimiento educacional, facultando la asignación periódica y sistemática de estos recursos por vías de financiamiento pertinentes a cada establecimiento en particular.

Procesos de inversión: se refiere a las actividades tendientes a aplicar fondos en la ejecución de determinados programas orientados a crear, normalizar, ampliar o reponer infraestructura. Estos procesos que habitualmente implican el compromiso de cifras considerables de recursos no se contemplan en los presupuestos normales anuales y, por lo tanto, exceden los gastos de operación de los establecimientos. Además, tienen la Particularidad de ser financiados por aportes o asignaciones especiales puntuales, las que no son periódicas, siendo esta última característica lo que diferencia las asignaciones de inversión de las presupuestarias de operación.

Programa periódico de mantenimiento: definición planificada y organizada de acciones de mantenimiento con carácter de permanentes y continuas, orientadas a preservar y mantener las condiciones originales de operación de determinada infraestructura, expresando la periodicidad y alcance del servicio y los recursos comprometidos en dicho proceso.

Propuesta o licitación pública: llamado o convocatoria de índole privada, en la que se comunica en qué consiste el origen de la convocatoria, su alcance, las condiciones generales de exigencia que deben cumplir los interesados en participar, las fechas límites para las etapas del proceso, los antecedentes que lo regirán, etc.

Registro de contratistas: nómina y clasificación de proveedores de servicios o contratistas, según materia y especialidad u ordenados por capacidad técnica, económica y experiencia.

Reparación: tiene como finalidad recuperar el deterioro ocasional sufrido por una infraestructura ya construida. Se diferencian en reparaciones menores y mayores, calificándose según la magnitud de la actividad de inversión o de operación y de su fuente de financiamiento. Generalmente, las reparaciones menores Se contemplan en presupuestos de operación, mientras que las reparaciones mayores se manejan como inversiones ya que normalmente exceden a los Presupuestos de operación.

Reposición: implica la renovación parcial o total de un establecimiento ya existente, con o sin cambio de la capacidad y/o calidad del mismo.

Restauración: acción que tiene por objetivo reparar y recuperar elementos para volverlos a su estado o estimación original.

Servicios técnicos: equipos humanos de trabajo conformados por el personal del establecimiento con cierto grado de calificación, capacitación, que ejercen acciones de mantenimiento preventivo y/o correctivo. El servicio técnico puede ser ejecutado directamente por su personal o puede ser contratado a terceros que posean el grado de conocimiento adecuado y conveniente.

Para iniciar un proceso de mantenimiento periódico, se recomienda prever y tener resuelto, a lo menos, los siguientes pasos:

 Definir los procedimientos administrativos que de acuerdo a la normativa vigente que rige al establecimiento, se empleará como modalidad para ejecutar las resoluciones y decisiones tomadas con respecto al tema.

 Definir las instancias técnicas y administrativas de la organización que resolverán y tomarán las decisiones respecto al tema de mantenimiento, propiciando la participación de los usuarios y la comunidad para integrarlos en el compromiso.

 Definir los niveles jerárquicos y competencia de las instancias técnicas y administrativas de la organización que resolverán y tomarán las decisiones que se refieren al mantenimiento.

 Definir al interlocutor válido o contraparte técnica que representará y velará por los intereses de la organización ante eventuales relaciones contractuales por acciones de mantenimiento con terceros.

 Desarrollar las bases administrativas generales y especiales que regulen eventuales relaciones contractuales por acciones de mantenimiento, protegiendo y velando por los intereses de la organización.

 Verificar la existencia de recursos y la oportunidad e instancia en que se contará con los recursos necesarios para emprender la acción de mantenimiento.

 Verificar la compatibilidad de los recursos destinados a la acción de mantenimiento con la estimación, cotización o presupuesto de ésta.

 Verificar la pertinencia de la aplicación de los recursos según sea su fuente, a la acción de mantenimiento específica por ejecutar.

 Verificar la emisión oportuna de la documentación necesaria que respalda, identifica y compromete los recursos, con anterioridad a la instrucción de ejecución de la acción de mantenimiento.

 Verificar, antes de la emisión de la instrucción de ejecución de la actividad de mantenimiento, la coordinación de ésta entre las partes involucradas (ejecutor y usuario) en cuanto a la oportunidad de ejecución, restricciones, precauciones, etc.

Se entiende por mantenimiento la acción o conjunto de acciones que tienden a conservar, preservar o mejorar la infraestructura e instalaciones de la edificación o establecimiento educacional, sin agregarle valor adicional a éste.

Por dicha razón, el mantenimiento debe realizarse ajustado a un estricto control de costos para racionalizar y maximizar los recursos que aporta el Estado y los que aporta la comunidad.

La implementación de un programa de mantenimiento en los establecimientos educacionales comienza por la creación de una conciencia de la organización o dirección del plantel, que debe ser asumida por la comunidad escolar como una actividad continua.

Para implementar el programa se comienza por conocer qué vamos a mantener, cómo lo vamos a hacer y cuándo o cuál es la oportunidad más propicia para hacerlo. Para facilitar estas respuestas, se entregan a continuación algunas recomendaciones prácticas que tienen relación con el tema.

 Mitigar y combatir el desgaste y la destrucción tanto de la infraestructura como de las instalaciones.

 Garantizar una operación y funcionamiento continuo, confiable y seguro sin interrumpir los servicios que se prestan.

Es fundamental el conocimiento de la realidad local o particular de cada establecimiento educacional en lo concerniente a infraestructura e instalaciones, definiendo previamente acciones de mantenimiento preventivo y/o correctivo.

Existe una relación directa entre la calidad de la construcción, de la infraestructura e instalaciones y la necesidad de su mantenimiento. Cuánto peor sea la calidad de lo edificado, mejor tendrá que ser el programa de revisiones a realizar para un diagnóstico y posterior programa de mantenimiento.

También hay una relación directa entre la mayor antigüedad de la construcción y la necesidad de su mantenimiento: mientras más antiguo sea lo edificado, el programa de mantenimiento será más acucioso y más frecuente la periodicidad de las acciones destinadas a él.

El diagnóstico de la situación de infraestructura e instalaciones del establecimiento educacional debe contemplar un registro exacto de los signos de deterioro de cada una de sus partes. Se recomienda que estos datos se agrupen por componentes. Este reporte de inspección proporcionará la base para programar las actividades, tanto preventivas como correctivas del establecimiento. Se recomienda definir parámetros simples en función del grado estimado de desgaste del componente y su costo de mantenimiento y la equivalencia porcentual respecto a su valor de reposición, tales como:

Grado 1: el costo fijo permanente de una actividad de mantenimiento mínimo básico, pero indispensable, del componente y los materiales que lo constituyen.
Ejemplo: aseo integral de un pavimento.

Grado 2: deterioro o desgaste que representa un mantenimiento equivalente a un 25% del valor de la reposición del componente.
Ejemplo: reparación superficial de parte de un pavimento.

Grado 3: deterioro o desgaste que representa un mantenimiento equivalente a un 50% del valor de la reposición del componente.
Ejemplo: reparación superficial y de base de parte de un pavimento.

Grado 4: término de la vida útil del componente. Corresponde a una reposición total del componente.
Ejemplo: reposición total de un pavimento.

Como pauta general de referencia, las guías de mantenimiento señalarán la frecuencia de los trabajos a ser efectuados. Las características particulares de cada establecimiento educacional permitirán establecer las bases para elaborar un programa mínimo que evite el deterioro de los componentes el que debe ser asumido como rutina por parte del personal de mantenimiento del establecimiento. Sin embargo, no debe olvidarse el planteamiento integral del mantenimiento preventivo no sólo debe atender a los conceptos básicos que lo integran, sino también aquellas otras actividades que lo complementan. El plan (anual, mensual, semanal y diario) de trabajo será un requisito para garantizar la prolongación de la vida de la infraestructura e instalaciones de los establecimientos educacionales y obviamente, la atención a tiempo de cualquier signo de deterioro.